Administratie op kasbasis

Nodig:

4 á 5 mappen/ordners en voor elk boekjaar een nieuwe set mappen/ordners hanteren (eventueel verschillende kleuren).

De volgende dagboeken zijn te onderscheiden:

1. Bankboek
2. Kasboek
3. Ontvangen Facturen (nog te betalen)
4. Verzonden Facturen (nog te ontvangen)
5. Belastingen
6. Personeel

Bij kleinere administraties is het toegestaan om mappen/orders te splitsen middels een tabblad.

ad 1. Bankboek

De meeste banken verstrekken niet meer automatisch een bankafschrift echter voor een goede controle van de betalingen zijn deze wel noodzakelijk, het is daarom belangrijk om toch te kiezen voor het ontvangen van bankafschriften. Dit mogen ook digitale versies zijn die kunnen worden uitgeprint.

Doordat in een administratie op kasbasis de controle van de betalingen plaatsvindt op basis van het bankafschrift is het handig wanneer er minstens 1x per maand een bankafschrift wordt ontvangen, bij voorkeur vaker.

Na ontvangst van het bankafschrift worden bij de betalingen en ontvangsten horende facturen uit de map Ontvangen en Verzonden Facturen achter het juiste bankafschrift geplaatst, indien er sprake is van een deelbetaling, dient dit te worden gemeld op de bewuste factuur, die in de map Ontvangen en Verzonden Facturen blijft zitten totdat de volledige factuur is betaald, bij de tussenliggende betalingen wordt of het factuurnummer bij de betaling op het bankafschrift genoteerd of een kopie van de factuur achter het bankafschrift geplaatst, met daarop duidelijk genoteerd wat er is betaald.

ad 2. Kasboek

In het kasboek dienen alle betalingen en ontvangsten te worden geregistreerd die per kas worden gedaan, indien de onderneming gebruikt maakt van een kasboek dient er ook een deugdelijke kas te zijn, dit houd in dat het kassaldo klopt met het saldo in het kasboek. Achter de kasstaat komen de inkoopbonnen/facturen die zijn betaald in de bewuste week waarop de kasstaat betrekking heeft.

Een voorbeeld van een simpel kasboek is bijlage 1.
Men kan echter ook kiezen voor de uitgebreide kasstaten in bijlage 2.

ad 3 en 4. Ontvangen Facturen, Verzonden facturen

Op het moment dat een factuur wordt ontvangen of wanneer er een factuur wordt verzonden word deze direct in de desbetreffende mappen gedaan, de factuur wordt hier weer uitgehaald op het moment dat deze wordt betaald per bank of per kas, en wordt dan achter het juiste bankafschrift of kasstaat geplaatst waarop de betaling cq ontvangst is verricht.

ad. 5 en 6 Belastingen, Personeel

In deze mappen komen alle bescheiden met betrekking tot de belastingdienst (aanslagen) en het personeel (kopie loonstroken)

Nodig:

5 á 6 mappen/Ordners en voor elk boekjaar een nieuwe set mappen/ordners hanteren.

De volgende dagboeken zijn te onderscheiden:

1. Inkoopboek
2. Verkoopboek
3. Bankboek
4. Kasboek
5. Belastingen
6. Personeel

Bij kleinere administraties is het toegestaan om mappen/orders te splitsen middels een tabblad.

ad 1. Inkoopboek

In deze map/ordner komen alle ontvangen facturen, het is raadzaam om zakelijke uitgaven die in privé worden gedaan te behandelen als inkoopfactuur, de ondernemer is als het ware een leverancier van zichzelf.
Indien facturen worden betaald moet dit worden genoteerd op de desbetreffende factuur.
Het inkoopboek wordt gevuld op basis van binnenkomst factuur (datum)

ad 2. Verkoopboek

In deze map komen alle facturen die worden doorgestuurd naar klanten het opbergen geschied op basis van factuurnummer, het is bij facturatie van belang dat er wordt doorgenummerd hierbij kan worden gekozen voor een afwijkende nummering bij creditnota’s.

ad 3. Bankboek

De meeste banken verstrekken niet meer automatisch een bankafschrift, voor een goede controle van de betalingen zijn deze echter wel noodzakelijk. Het is dus van belang om toch te kiezen voor periodieke bankafschriften. Deze bankafschriften moeten beschikken over een begin- en een eindstand van het banksaldo.
In het geval van pinbetalingen kan worden gekozen om deze bonnetjes achter het betreffende bankafschrift te nieten, het is echter ook mogelijk om deze bonnen te behandelen als inkoopfacturen. De keus is aan uzelf, u dient echter wel voor één methode te kiezen óf via het inkoopboek óf via het bankboek.

ad 4. Kasboek

In het kasboek dienen alle betalingen en ontvangsten te worden geregistreerd die per kas worden gedaan, indien de onderneming gebruikt maakt van een kasboek dient er ook een deugdelijke kas te zijn, dit houd in dat het kassaldo klopt met het saldo in het kasboek.

Een voorbeeld van een simpel kasboek is bijlage 1.
Men kan echter ook kiezen voor de uitgebreide kasstaten in bijlage 2.

ad 5 en 6.

In deze mappen komen alle bescheiden met betrekking tot de belastingdienst (aanslagen) en het personeel (kopie loonstroken)

Verplichte inhoud van een factuur

• Factuurnummer: facturen moeten doorlopend genummerd zijn
• Factuurdatum
• Jouw naam en adres
• Jouw btw-nummer en kvk-nummer
• Naam en adres van jouw afnemer
• Datum van levering of dienst
• Hoeveelheid en omschrijving van geleverde goederen en/of diensten
• Per btw-tarief:
  • de eenheidsprijs exclusief omzetbelasting
  • eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen
  • het toegepaste btw-tarief
  • het btw-bedrag
• Bij vooruitbetaling: de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum
• Btw-bedrag
• Als er sprake is van een Intracommunautaire levering of een verleggingsregeling moet je het btw-identificatienummer van jouw klant vermelden.
• Gegevens die nodig zijn om te bepalen of een vervoermiddel een nieuw is.
• Indien de belasting wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger: naam, adres en btw-identificatienummer van fiscaal vertegenwoordiger.

Bijzondere regelingen

• Toepassing van de margeregeling bij handel in gebruikte goederen
• Toepassing van een verleggingsregeling (vermeld dan ‘btw verlegd’ op de factuur)
• Toepassing van een vrijstelling van btw
• Intracommunautaire levering

Niet verplicht, wel handig om te vermelden:

• Betalingstermijn
• Rekeningnummer
• Verwijzing naar de algemene voorwaarden