Wettelijke eisen factuur

Verplichte inhoud van een factuur

Factuurnummer: facturen moeten doorlopend genummerd zijn
Factuurdatum
Jouw naam en adres
Jouw btw-nummer en kvk-nummer
Naam en adres van jouw afnemer
Datum van levering of dienst
Hoeveelheid en omschrijving van geleverde goederen en/of diensten
Per btw-tarief:
- de eenheidsprijs exclusief omzetbelasting
- eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen
- het toegepaste btw-tarief
- het btw-bedrag
Bij vooruitbetaling: de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum
Btw-bedrag
Als er sprake is van een Intracommunautaire levering of een verleggingsregeling moet je het btw-identificatienummer van jouw klant vermelden.
Gegevens die nodig zijn om te bepalen of een vervoermiddel een nieuw is.
Indien de belasting wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger: naam, adres en btw-identificatienummer van fiscaal vertegenwoordiger.

Bijzondere regelingen

Als een bijzondere regeling van toepassing is, moet dat op de factuur vermeldt zijn.
Het gaat om de volgende gevallen:

Toepassing van de margeregeling bij handel in gebruikte goederen
Toepassing van een verleggingsregeling (vermeld dan 'btw verlegd' op de factuur)
Toepassing van een vrijstelling van btw
Intracommunautaire levering

Niet verplicht, wel handig om te vermelden:

Betalingstermijn
Rekeningnummer
Verwijzing naar de algemene voorwaarden

Intracommunautaire leveringen

Dit zijn leveringen aan klanten in een andere lidstaat van de EU of leveringen tussen de gemeenschappen in België. Bij intracommunautaire leveringen dien je het btw-identificatienummer van jouw klant op de factuur te vermelden.

Verleggingsregeling

Als er sprake is van een verleggingsregeling wordt de verschuldigde btw geheven van de afnemer in plaats van de leverancier. Bij verleggingsregelingen vermeld je het btw-identificatienummer van jouw klant en ’btw verlegd’ op de factuur.
Het gaat o.a. om de volgende gevallen:

Onderaanneming en uitlening van personen in de bouw, scheepsbouw, schoonmaak- en afvalbranche en confectie-industrie.
Levering van een onroerende zaak, als koper en verkoper ervoor hebben gekozen om de levering met btw te belasten.
Leveringen en diensten door een buitenlandse ondernemer zonder vaste inrichting in Nederland.

Elektronisch factureren

Elektronisch factureren kan een geldbesparende mogelijkheid zijn. Als je elektronisch wilt factureren dan moeten de facturen aan de volgende voorwaarden voldoen:

In de elektronische factuur moeten in ieder geval alle gegevens zijn opgenomen die wettelijk vereist zijn bij papieren facturen.
De regels voor de verschuldigdheid en aftrek van btw moeten op dezelfde manier worden toegepast als bij papieren facturen.
De factuurdatum bepaalt het moment van uitreiken van de factuur.

Belastingautoriteiten in andere EU-landen kunnen andere eisen stellen aan elektronische facturen. Vraag dit altijd na bij jouw buitenlandse afnemer.