Administratie op factuurbasis

Nodig:

5 á 6 mappen/Ordners en voor elk boekjaar een nieuwe set mappen/ordners hanteren.

De volgende dagboeken zijn te onderscheiden:

1. Inkoopboek
2. Verkoopboek
3. Bankboek
4. Kasboek
5. Belastingen
6. Personeel

Bij kleinere administraties is het toegestaan om mappen/orders te splitsen middels een tabblad.

ad 1. Inkoopboek

In deze map/ordner komen alle ontvangen facturen, het is raadzaam om zakelijke uitgaven die in privé worden gedaan te behandelen als inkoopfactuur, de ondernemer is als het ware een leverancier van zichzelf.
Indien facturen worden betaald moet dit worden genoteerd op de desbetreffende factuur.
Het inkoopboek wordt gevuld op basis van binnenkomst factuur (datum)

ad 2. Verkoopboek

In deze map komen alle facturen die worden doorgestuurd naar klanten het opbergen geschied op basis van factuurnummer, het is bij facturatie van belang dat er wordt doorgenummerd hierbij kan worden gekozen voor een afwijkende nummering bij creditnota's.

ad 3. Bankboek

De meeste banken verstrekken niet meer automatisch een bankafschrift, voor een goede controle van de betalingen zijn deze echter wel noodzakelijk. Het is dus van belang om toch te kiezen voor periodieke bankafschriften. Deze bankafschriften moeten beschikken over een begin- en een eindstand van het banksaldo.
In het geval van pinbetalingen kan worden gekozen om deze bonnetjes achter het betreffende bankafschrift te nieten, het is echter ook mogelijk om deze bonnen te behandelen als inkoopfacturen. De keus is aan uzelf, u dient echter wel voor één methode te kiezen óf via het inkoopboek óf via het bankboek.

ad 4. Kasboek

In het kasboek dienen alle betalingen en ontvangsten te worden geregistreerd die per kas worden gedaan, indien de onderneming gebruikt maakt van een kasboek dient er ook een deugdelijke kas te zijn, dit houd in dat het kassaldo klopt met het saldo in het kasboek.

Een voorbeeld van een simpel kasboek is bijlage 1.
Men kan echter ook kiezen voor de uitgebreide kasstaten in bijlage 2.

ad 5 en 6.

In deze mappen komen alle bescheiden met betrekking tot de belastingdienst (aanslagen) en het personeel (kopie loonstroken)