Administratie op kasbasis
Administratie op kasbasis
Nodig:
4 á 5 mappen/ordners en voor elk boekjaar een nieuwe set mappen/ordners hanteren (eventueel verschillende kleuren).
De volgende dagboeken zijn te onderscheiden:
1. Bankboek
2. Kasboek
3. Ontvangen Facturen (nog te betalen)
4. Verzonden Facturen (nog te ontvangen)
5. Belastingen
6. Personeel
Bij kleinere administraties is het toegestaan om mappen/orders te splitsen middels een tabblad.
ad 1. Bankboek
De meeste banken verstrekken niet meer automatisch een bankafschrift echter voor een goede controle van de betalingen zijn deze wel noodzakelijk, het is daarom belangrijk om toch te kiezen voor het ontvangen van bankafschriften. Dit mogen ook digitale versies zijn die kunnen worden uitgeprint.
Doordat in een administratie op kasbasis de controle van de betalingen plaatsvindt op basis van het bankafschrift is het handig wanneer er minstens 1x per maand een bankafschrift wordt ontvangen, bij voorkeur vaker.
Na ontvangst van het bankafschrift worden bij de betalingen en ontvangsten horende facturen uit de map Ontvangen en Verzonden Facturen achter het juiste bankafschrift geplaatst, indien er sprake is van een deelbetaling, dient dit te worden gemeld op de bewuste factuur, die in de map Ontvangen en Verzonden Facturen blijft zitten totdat de volledige factuur is betaald, bij de tussenliggende betalingen wordt of het factuurnummer bij de betaling op het bankafschrift genoteerd of een kopie van de factuur achter het bankafschrift geplaatst, met daarop duidelijk genoteerd wat er is betaald.
ad 2. Kasboek
In het kasboek dienen alle betalingen en ontvangsten te worden geregistreerd die per kas worden gedaan, indien de onderneming gebruikt maakt van een kasboek dient er ook een deugdelijke kas te zijn, dit houd in dat het kassaldo klopt met het saldo in het kasboek. Achter de kasstaat komen de inkoopbonnen/facturen die zijn betaald in de bewuste week waarop de kasstaat betrekking heeft.
Een voorbeeld van een simpel kasboek is bijlage 1.
Men kan echter ook kiezen voor de uitgebreide kasstaten in bijlage 2.
ad 3 en 4. Ontvangen Facturen, Verzonden facturen
Op het moment dat een factuur wordt ontvangen of wanneer er een factuur wordt verzonden word deze direct in de desbetreffende mappen gedaan, de factuur wordt hier weer uitgehaald op het moment dat deze wordt betaald per bank of per kas, en wordt dan achter het juiste bankafschrift of kasstaat geplaatst waarop de betaling cq ontvangst is verricht.
ad. 5 en 6 Belastingen, Personeel
In deze mappen komen alle bescheiden met betrekking tot de belastingdienst (aanslagen) en het personeel (kopie loonstroken)